3.1            les réquisitions d'inscription de droit ET LES ANNEXES
3.1.1         Information générale

Sauf dans le formulaire de réquisition d’inscription d’une réserve de propriété, des droits résultant d’un bail ou de certains autres droits (RD) où l’on peut requérir l’inscription du droit et de sa cession, on ne peut requérir l'inscription que d'une seule nature de droit par formulaire même si plusieurs droits ont été constitués dans un même acte. Rappelons que l'acte constitutif de droit n'est pas conservé ni même présenté, que seul ce qui est inscrit sur le registre est opposable et que l'inscription sur le registre des droits personnels et réels mobiliers s'obtient par la présentation d'une réquisition d'inscription. Une réquisition d'inscription distincte doit donc être faite pour chacun des droits dont on requiert l'inscription afin d'y indiquer les éléments qui permettent de circonscrire ce droit et qui doivent être publiés.

La réquisition d'inscription d'un droit donné doit être faite sur le formulaire approprié. Les divers formulaires sont exclusifs les uns des autres en ce sens que les réquisitions d'inscription des droits auxquelles ils peuvent servir sont prédéterminées. De façon générale, les natures de droits qui peuvent faire l'objet d'une réquisition d'inscription à partir du formulaire utilisé y sont énumérées. L'utilisation d'un formulaire inadéquat constitue un motif de refus de l'inscription.

Cinq formulaires de réquisition d'inscription spécifique et un de réquisition d'inscription générale ainsi que cinq formulaires annexes sont proposés.

Les formulaires spécifiques sont :

Ces formulaires servent à la réquisition d'inscription des droits qui y sont énumérés. L'identification de la nature de l'inscription requise s'y fait en cochant la case appropriée.

Le formulaire général est la :

Sauf exception, la réquisition d'inscription de tous les autres droits personnels ou réels mobiliers soumis ou admis à la publicité qui ne peuvent pas être présentés sur les formulaires spécifiques est faite sur ce formulaire. La nature du droit dont l'inscription est requise doit être inscrite par le requérant, dans l'espace prévu à cette fin. La liste des natures de droits soumis ou admis à la publicité peut être consultée par le requérant afin d'identifier le formulaire approprié ou l'aider à formuler la qualification du droit (voir Section 6).

Les formulaires servant d'annexes sont :

Cette annexe complète la réquisition d'inscription en ce qui a trait à la désignation des parties lorsque l'espace est insuffisant sur le formulaire principal ou pour désigner une personne qui agit par représentation.

Cette annexe peut être utilisée dans le cas où une partie agit sous un nom autre que le sien et que le requérant veut en faire mention. Ce peut être le cas d'une personne physique agissant dans le cadre d'une entreprise qu'elle exploite ou d'une personne morale agissant sous un nom autre que le sien. Ce « nom d'emprunt » n'est qu'un nom; ce n'est pas une personne qui peut être titulaire ou constituante d'un droit. Conséquemment, la désignation du nom d'emprunt est toujours facultative mais, lorsqu'il y a lieu, elle doit être faite dans l'annexe AD seulement, avec la désignation de la personne physique ou morale qui agit sous ce nom.

Cette annexe permet de compléter la description des véhicules routiers lorsque l'espace est insuffisant sur le formulaire principal.

Cette annexe permet de compléter les références à des inscriptions sur le registre lorsque l'espace est insuffisant sur le formulaire principal RA, RH, RG ou RR.

Cette annexe permet de compléter la description des biens faite sous la rubrique « Autres biens » dans les formulaires RH, RD, RG et RP, l'objet de la modification dans le formulaire RM, l'objet de la rectification dans le formulaire RR et, au besoin, la rubrique « Autres mentions » dans les formulaires RH, RM, RD et RG.

Cette annexe peut également servir à compléter l'information donnée dans une réquisition d'inscription de réduction ou de radiation.

Le numéro de la rubrique complétée dans l'annexe doit être indiqué dans la colonne de gauche. Les numéros de rubrique qui peuvent être indiqués dans cette colonne sont ceux des rubriques du formulaire principal où l'on peut lire « Au besoin, utiliser l'annexe AG ». Lorsque le lien avec l'annexe AG n'est pas proposé sous une rubrique donnée, la mention doit être complétée sous « Autres mentions ». Par exemple, si, dans une réquisition d'inscription d'hypothèque (formulaire RH), l'espace prévu sous la rubrique intitulée « Somme de l’hypothèque » (rubrique 21) est insuffisant, la mention doit être complétée sous « Autres mentions » (rubrique 31). Si l'espace alloué sous cette dernière rubrique est insuffisant, on doit utiliser l'annexe AG en indiquant, dans la colonne de gauche, le numéro de la rubrique « Autres mentions » (rubrique 31) et non celui de la rubrique « Somme de l'hypothèque ».

Lorsqu'une annexe est utilisée, le numéro du formulaire principal auquel elle est jointe doit être indiqué en référence au haut du formulaire annexe, dans l'espace prévu à cette fin. De plus, les annexes doivent être paginées et il est recommandé d'agrafer les feuilles qui composent une réquisition d'inscription (formulaire principal et formulaires annexes).

En-tête des formulaires annexes

3.1.1.1       La nature du droit

Le requérant doit qualifier le droit dont l'inscription est requise de façon précise, en utilisant, s'il en est, les termes de la loi. Selon le cas, il le fait en cochant une case ou en inscrivant la nature du droit dans l'espace approprié.

3.1.1.2       La désignation des parties

Les parties sont les personnes concernées par le droit dont on requiert l'inscription; ce ne sont pas nécessairement toutes les personnes qui ont comparu ou sont intervenues dans l'acte constitutif.

Par exemple, dans un contrat de mariage, si un donateur comparaît en plus des futurs époux, seuls les futurs époux doivent être désignés dans la section « Parties » du formulaire RM (réquisition d'inscription de nature matrimoniale) pour l'inscription du contrat de mariage déterminant le régime matrimonial. Le donateur et le donataire sont les parties qui doivent être désignées dans la réquisition d'inscription de la donation (formulaire RG).

De même, si une partie a agi comme mandataire, c'est le mandant, c'est-à-dire le représenté, le véritable titulaire ou constituant du droit, qui doit être désigné dans la réquisition d'inscription du droit. En principe, les personnes qui doivent être désignées dans l'inscription du droit sont celles qui sont concernées par ce droit; les seuls cas de représentation qui doivent être relatés sont ceux qui sont prévus aux termes du règlement. C'est le cas lorsque dans un acte une personne est représentée par un tuteur, un mandataire désigné dans le mandat donné en prévision de son inaptitude, un liquidateur, un syndic à la faillite ou un séquestre.

Titre :

Le titre (titulaire, constituant ou autre) en vertu duquel une personne est désignée dans une réquisition d'inscription doit être indiqué.

Dans le formulaire de réquisition d’inscription d’une hypothèque mobilière, le titre est déjà identifié alors que dans les autres formulaires il doit être indiqué pour chaque partie désignée.

Pour chacun des droits soumis ou admis à la publicité au registre des droits personnels et réels mobiliers, le ou les titre(s) requis sont indiqués sur les fiches correspondantes (voir la section 3.1.2).

Si l'espace réservé à la désignation des parties dans la réquisition d'inscription est insuffisant, le requérant doit utiliser l'annexe AP pour désigner une partie supplémentaire.

Selon qu'elles sont des personnes physiques ou non, les mentions requises afin de désigner les parties diffèrent.

Désignation d'une personne physique :

Afin d'identifier une personne physique, les rubriques suivantes doivent être remplies :

L’adresse et le code postal ne doivent pas être indiqués.

On ne saurait trop insister sur l'importance de vérifier l'identification d'une personne physique. Une simple faute d'orthographe dans le nom ou une erreur dans la date de naissance et l'opposabilité dont bénéficie le droit est contestable puisque l'inscription portée sous le nom d'une autre personne peut être difficilement découverte.

Également, lorsque le patronyme de la personne est composé de plus d'un nom (ex. : Tremblay-Bergeron), ces noms doivent tous être révélés puisqu'ils forment le nom de famille.

La désignation d'une femme mariée depuis le 2 avril 1981 doit être faite sous le nom à la naissance ou qui a été officiellement attribué à la suite d'un changement de nom. Dans le cas de la femme mariée avant le 2 avril 1981, la désignation peut être faite sous quatre formes :

  1. sous le nom à la naissance;

  2. sous le nom du mari;

  3. sous le nom à la naissance, suivi de celui du mari;

  4. sous le nom du mari suivi du nom à la naissance.

Par exemple, dans le cas de Jeanne Tremblay ayant épousé Paul Bergeron avant le 2 avril 1981, l'inscription pourrait être faite sous :

  1. Jeanne Tremblay;

  2. Jeanne Bergeron;

  3. Jeanne Tremblay-Bergeron;

  4. Jeanne Bergeron-Tremblay.

Dans le cas où les mêmes personnes se seraient mariées le ou après le 2 avril 1981, l'inscription doit être faite sous le nom de Jeanne Tremblay.

Désignation d'une succession :

Lorsque, avant que la liquidation de la succession ne soit achevée, le patrimoine successoral est visé par un droit dont on requiert l'inscription, le défunt doit être désigné comme partie afin que l'inscription, s'il y a lieu, soit faite sur la même fiche où apparaissent éventuellement des inscriptions antérieures concernant ses biens. Ainsi, le défunt est désigné à l'annexe AP par ses nom, prénom et date de naissance et le nom et la qualité du liquidateur sont indiqués. S'il y a plus d'un liquidateur et que l'espace est insuffisant pour les nommer tous, la mention peut être complétée sous la rubrique « Autres mentions » du formulaire principal où on pourra nommer les autres liquidateurs, s'il y a lieu.

Désignation d'une personne morale :

Afin d'identifier une personne morale, les rubriques suivantes doivent être remplies :

Désignation d'une société en nom collectif, d'une société en commandite ou d'une association :

La désignation d'une société en nom collectif, d'une société en commandite ou d'une association se fait comme pour une personne morale. Elle précise le nom, la forme juridique qu'elle emprunte et son adresse.

Notons que la forme juridique d'une société en nom collectif ou en commandite est indiquée dans son nom ou à la suite de celui-ci.

Inscription requise au profit de l'État :

Si l'inscription est requise au profit de l'État, le nom ainsi que l'adresse et le code postal de l'autorité administrative concernée doivent être indiqués.

Désignation d’une fiducie :

Lorsque la fiducie a un nom, on doit inscrire son nom sous la rubrique « Nom de l’organisme » et indiquer son adresse ainsi que le code postal.

Le fiduciaire doit aussi être désigné. Selon qu’il s’agit d’une personne physique ou d’une personne morale, suivre les directives appropriées ci-dessus.

Désignation d'une personne agissant sous un autre nom que le sien :

Lorsqu'une personne physique ou morale agit sous un nom autre que le sien et que l'on veut que l'inscription soit aussi faite sous ce nom, cette personne et sa dénomination doivent être désignées à l'annexe AD. Si plus de sept personnes agissent sous une dénomination, utiliser une autre annexe AD.

Désignation d'une personne agissant par représentation :

Lorsqu'une personne est représentée par un tuteur, un mandataire désigné en cas d'inaptitude, un liquidateur, un syndic à la faillite ou un séquestre, elle doit être désignée à l'annexe AP et le nom et la qualité du représentant doivent être indiqués.

Dénominations française et anglaise :

Si l'organisme a des dénominations française et anglaise et que l'inscription doit être portée sous son nom, les deux versions doivent faire l'objet d'une désignation complète comme s'il s'agissait de deux parties. En matière de droit réel, par exemple, l'inscription est généralement portée sous le nom du constituant; si le constituant est une personne morale dont le nom s'exprime dans plus d'une langue, chacune des versions doit être décrite comme autant de constituants du droit dont on requiert l'inscription. Ainsi, l'inscription apparaîtra sur chacune des fiches nominatives établies sous le nom français et sous le nom anglais de l'organisme et la consultation sous l'un ou l'autre nom permettra de connaitre les charges constituées par cet organisme.

3.1.1.3       La description des biens

De façon générale, il doit y avoir une description de biens écrite en français dans la réquisition d'inscription d'un droit réel. En regard des droits personnels, la description des biens est plutôt exceptionnelle. Elle est cependant nécessaire dans la réquisition d'inscription des droits résultant du bail.

Les biens visés par le droit sont décrits sous la rubrique « Véhicule routier » ou sous la rubrique « Autres biens ». La description d'un véhicule routier appartenant à l’une des 11 catégories prévues au Règlement sur le registre des droits personnels et réels mobiliers doit être faite dans un espace spécifique de manière à permettre l'établissement d'une fiche descriptive (rubrique « Véhicule routier » ).

Véhicule routier  :

Certains véhicules routiers, parce que ce sont des biens qui peuvent être identifiés par un numéro unique, permettent l’établissement d’une fiche descriptive et, conséquemment, la consultation des inscriptions qui les visent à partir de ce numéro d’identification.

Ces     Ces véhicules routiers doivent être décrits sous la rubrique « Véhicule routier ». Ce sont les véhicules appartenant à l’une des catégories suivantes :

tels que définis à l'article 4 du Code de la sécurité routière (RLRQ, c. C-24.2) et

telles que définies à l'article 2 du Règlement sur l'immatriculation des véhicules routiers (RLRQ, c. C-24.2, r. 29) édicté par le décret 1420-91 du 16 octobre 1991 et tous munis d'un numéro d'identification (NIV) apposé conformément à l'article 210 du Code de la sécurité routière (RLRQ, c. C-24.2).

si, lorsque le véhicule est un véhicule de promenade, un taxi, un véhicule d’urgence, un autobus, un minibus, un véhicule de commerce, une remorque ou semi-remorque dont la masse nette est supérieure à 900 kg ou une habitation motorisée, son numéro d’identification (NIV) compte 17 caractères alphanumériques et est conforme à l’algorithme de contrôle appliqué par l’officier de la publicité des droits. (Cet algorithme est intégré au logiciel de réalisation de formulaires et permet de valider le NIV avant de présenter la réquisition d’inscription - voir 4.4.3).

Catégorie :

La catégorie du véhicule routier doit être indiquée par le code correspondant, composé de deux chiffres de 01 à 11.

Code

Catégorie

Code

Catégorie

01

Véhicule de promenade

08

Remorque ou semi-remorque dont la masse nette est supérieure à 900 kg

02

Motocyclette

 

03

Taxi

09

Habitation motorisée

04

Véhicule d'urgence

10

Motoneige dont le modèle est postérieur à l'année 1988

05

Autobus

 

06

Minibus

11

Véhicule tout terrain

07

Véhicule de commerce

 

 

Numéro d'identification :

Le numéro d'identification du véhicule (NIV) doit être inscrit sous cette rubrique. Un véhicule appartenant à l’une des catégories 01 et 03 à 09, fabriqué au Canada ou destiné au marché canadien, a un numéro d'identification qui compte dix-sept caractères alphanumériques.

Un algorithme de contrôle est appliqué aux numéros d’identification des véhicules appartenant aux catégories 01 et 03 à 09. Si le numéro n’est pas conforme à cet algorithme ou s’il ne compte pas dix-sept caractères, il ne peut permettre l’établissement d’une fiche descriptive; dans ce cas, le véhicule doit être décrit sous « Autres biens ».

Si la description du véhicule routier est correctement faite et que l'inscription est faite sur le registre, le numéro d'identification du véhicule permettra la consultation de la fiche descriptive correspondante.

Année :

S’il s’agit d’une motoneige, l'année du modèle du véhicule routier doit être indiquée au complet en chiffres (ex. : 1999 et non 99).

Dans les autres cas, l’année du modèle peut être indiquée.

Description :

La marque et le modèle du véhicule routier ainsi que les autres caractéristiques peuvent être indiqués.

Autres biens :

Tout bien autre qu'un véhicule routier défini ci-dessus doit être décrit en français sous cette rubrique à raison d'un bien ou d'une catégorie de biens par ligne préférablement. Au besoin, la description des biens peut être complétée sur l'annexe AG.

3.1.1.4       Les mentions qui définissent le droit

Pour chaque droit dont l'inscription peut être requise, certaines mentions sont obligatoires, d'autres sont facultatives ou encore non requises.

Information obligatoire :

Les mentions obligatoires sont celles dont l’absence pourrait entraîner le refus d’inscription.

Information facultative :

L'information facultative peut être présente ou non selon le cas; lorsque ce type d'information est présent dans le formulaire, la mention est publiée.

Information non requise :

L'information non requise est celle non pertinente ou inutile pour une nature de droit donné. Si une mention non requise est incompatible avec la nature du droit ou en contradiction avec une autre mention, elle pourrait ne pas être publiée et même, dans certains cas, justifier un refus d'inscription.

Les mentions requises pour chaque droit sont identifiées dans les pages suivantes. Pour la plupart des droits susceptibles d'inscription sur le registre, la référence à l'acte constitutif est sans doute la mention la plus fréquente. La référence à une inscription sur le registre est aussi une mention courante.

Référence à l'acte constitutif :

L'acte constitutif est le document qui constate la constitution du droit dont on requiert l’inscription. Ce peut être un écrit sous seing privé ou notarié, un jugement ou, dans des cas spécifiques, un document d'un autre type (ex. : décision du directeur de l'état civil ou certificat de fusion, en matière de changement de nom). Dans tous les cas, lorsque la référence à l'acte constitutif est requise, la date et le lieu de la signature de l'acte doivent être indiqués, s'il en est. Les autres mentions requises varient selon la forme de l'acte.

Forme de l'acte :

Sauf dans le formulaire RR « Réquisition d'inscription d'une rectification », la forme de l'acte constitutif doit être indiquée en cochant la case appropriée. Les mentions nécessaires à la description de l'acte constitutif varient en fonction de la forme de l'acte constitutif indiquée.

Date :

La date de l'acte constitutif, s'il en est, doit être indiquée en chiffres dans la forme année- mois- jour.

Lieu :

Le lieu de la signature de l'acte constitutif doit être indiqué, s'il en est.

Numéro de minute ou de dossier :

Si l'acte est notarié en minute, le numéro de minute doit être indiqué. S'il s'agit d'un jugement, le numéro du dossier judiciaire (ex. : 500-05-001229-931 sans les tirets) doit être indiqué. Dans les autres cas, aucune mention ne doit être faite sous cette rubrique.

Nom et prénom du notaire, tribunal ou nom et prénom des témoins :

L'information sous cette rubrique varie selon la forme de l'acte constitutif. Si l'acte est notarié, en minute ou en brevet, les nom et prénom du notaire doivent être indiqués. S'il s'agit d'un jugement, le tribunal duquel il émane doit être indiqué. Si l'acte constitutif est celui d'une subrogation par le débiteur faite sous seing privé, les nom et prénom des deux témoins doivent être indiqués. Dans les autres cas, aucune mention ne doit être faite sous cette rubrique.

Référence à l'inscription visée :

La référence à une inscription sur le registre se fait par l'indication du numéro d'inscription. Lorsqu’il s’agit de faire référence à un droit dont la réquisition d’inscription est présentée simultanément, on peut indiquer le numéro de formulaire de cette réquisition.

Un numéro d'inscription est composé de treize (13) chiffres.

Lorsqu'il y a lieu de faire référence à plusieurs inscriptions, l'annexe AI doit être utilisée.

3.1.1.5       La signature de la réquisition

La réquisition d'inscription doit être signée. En matière de transmission électronique, une réquisition d’inscription ne peut plus être modifiée après l’apposition de la signature numérique.

En principe, la publication d'un droit peut être requise par toute personne pour elle-même ou pour une autre. Le signataire de l'avis n'est donc pas nécessairement une partie désignée dans le formulaire.

Cependant, pour certaines natures de droit, l'avis doit être signé par une personne intéressée, c'est-à-dire celle à laquelle profite la publicité. Dans ces cas, seul le titulaire du droit ou le bénéficiaire de l'inscription peut signer l'avis. Il en est ainsi en matière de réquisition d'inscription d'une rectification par une personne intéressée (RR rubrique 1a), réquisition d'inscription de changement de nom ou d'adresse au fichier des adresses (RA rubrique 1b) et de réquisition d'inscription d'une rectification d'un avis d'adresse (RA rubrique 1d).

Dans ces cas, si le titulaire ou le bénéficiaire agit par représentation, la personne qui signe l'avis pour lui doit préciser le représenter tel qu'illustré ci-dessous.

Exemples :

Pierre Paul, président de ABC inc.

Jean Jacques, directeur

Caisse populaire Saint-Pécule

Jean Louis pour DEF inc.

Pierre Paul, tuteur de Louis Paul

Marc André, mandataire de Claude Richard

Lorsque la réquisition d’inscription d’une rectification est transmise par voie électronique, les mentions de représentations doivent être indiquées en français à la rubrique 29 « Autres mentions ».

Nom du signataire :

Le nom de la personne qui signe la réquisition doit être dactylographié, imprimé ou écrit en lettres moulées dans l'espace approprié.

Signature :

La signature manuscrite doit être apposée.