Au registre des droits personnels et réels mobiliers, les fiches nominatives sont établies, en ce qui concerne les droits personnels, sous le nom des personnes désignées dans les réquisitions d'inscription et en ce qui concerne les droits réels, sous le nom du constituant. Pour faciliter la recherche et la consultation du registre, des algorithmes ont été élaborés afin de permettre l’établissement des fiches nominatives sous des noms standardisés. Ces algorithmes consistent en un ensemble de règles ou d’opérations qui mènent à la normalisation du nom qui y est soumis. Il importe de souligner que ces algorithmes sont aussi disponibles pour la recherche des inscriptions dans le répertoire des bénéficiaires de l'inscription d'une adresse aux fins de notification.
Les variantes dans la graphie ou la typographie d’un nom étant différentes dans le nom d'un organisme et dans celui d’une personne physique, un algorithme distinct a été élaboré pour chacun. Le but des algorithmes n’est pas de pallier les erreurs de graphies dans un nom; il serait d’ailleurs impossible de toutes les prévoir. La transcription du nom des parties dans une réquisition demeure la responsabilité du requérant.
À la suite de l'application de l'algorithme, l'inscription même sera conforme au contenu de la réquisition mais elle pourra être consultée en soumettant n’importe laquelle des graphies du nom du constituant que l’algorithme assimilera au nom standardisé.
Lors de la consultation, les algorithmes pour l’établissement des fiches nominatives sont appliqués au nom soumis à la recherche (objet de la recherche) et les résultats sont comparés avec les noms standardisés des parties correspondantes au registre (personne physique ou organisme). Si une fiche est établie sous le nom standardisé correspondant à l’objet de la recherche standardisé, ce nom est affiché avec son discriminant sous l’onglet « Résultat(s) exact(s) ».
Ainsi,
pour une recherche au nom d'un organisme, on verra le nom standardisé
et le code postal. Pour une recherche au nom d'une personne physique,
on verra le nom et le prénom standardisés et la date de naissance saisie
comme clé de recherche. De plus, s'il existe au registre des fiches nominatives
établies sous les mêmes nom et prénom standardisés et les dates
Si aucune fiche établie sous le nom correspondant à l’objet de la recherche standardisé et contenant au moins une inscription opposable n’existe au registre, le message suivant est affiché :
« Aucun droit n'est inscrit au registre sous le nom consulté. Pour une recherche complète, il est
recommandé de consulter aussi les résultats apparaissant sous l'onglet
« Nom présentant des similarités », s'il y a lieu. »