4.3.1         Accès à l'information publiée sous un nom

L'accès à l'information sous un nom diffère selon qu'il s'agit d'une personne physique ou d'un organisme.

4.3.1.1       Personne physique

Pour une recherche sous le nom d'une personne physique, il est essentiel de connaitre les éléments suivants : le nom, le prénom usuel et la date de naissance sous la forme aaaa-mm-jj (ex. : 1950-05-30).

Le nom est celui initialement donné à la naissance ou celui qui a été officiellement attribué à la suite d'un changement de nom. Pour assurer une recherche complète sous le nom d'une femme mariée, il y a lieu de tenir compte des indications suivantes.

Dans le cas d'une femme mariée depuis le 2 avril 1981, la recherche ne pourra porter que sous le nom à la naissance ou qui a été officiellement attribué à la suite d'un changement de nom. Dans le cas d'une femme mariée avant le 2 avril 1981 on a pu la désigner sous différents noms et, conséquemment, l'inscription peut avoir été faite sous autant de noms :

  1. sous le nom à la naissance;

  2. sous le nom du mari;

  3. sous le nom à la naissance, suivi de celui du mari;

  4. sous le nom du mari suivi du nom à la naissance.

Par exemple, dans le cas de Jeanne Tremblay ayant épousé Paul Bergeron avant le 2 avril 1981, la recherche devra se faire en considérant les possibilités suivantes :

  1. Jeanne Tremblay;

  2. Jeanne Bergeron;

  3. Jeanne Tremblay-Bergeron;

  4. Jeanne Bergeron-Tremblay.

Dans le cas où les mêmes personnes se seraient mariées le ou après le 2 avril 1981, la désignation doit être faite sous le nom de Jeanne Tremblay.

4.3.1.2       Personne morale ou organisme

Pour une recherche sous le nom d'un organisme, il est essentiel de connaitre le nom exact de l'organisme.

Lorsqu’une personne physique agit dans le cadre d’une entreprise qu’elle exploite ou qu’une personne morale agit sous un nom autre que le sien et que sa désignation à la réquisition comprend aussi le nom de l’entreprise ou l’autre nom, une fiche nominative est également établie sous le nom de l’entreprise ou cet autre nom et sous le code postal relatif à l’adresse correspondant à ce nom. On peut avoir accès à cette fiche nominative en inscrivant le « nom d’emprunt » sous l’intitulé « Nom de l’organisme ».

Lors de cette recherche, la connaissance du code postal peut s'avérer utile pour confirmer que l'information recherchée se rapporte à l'organisme en question. Il est à noter également que lors d'une recherche par téléphone, le préposé aux renseignements pourrait offrir pour un même nom plusieurs fiches nominatives en raison des codes postaux différents.