Lorsqu’une personne requiert un service de l’officier de la publicité des droits, elle présente une demande de service; cette demande peut contenir diverses composantes : une ou plusieurs réquisitions d’inscription, demandes d’états certifiés, de copies de réquisitions ou autres. Chaque demande de service ainsi que chaque réquisition d’inscription porte un numéro (numéro de formulaire) et se voit attribuer un numéro séquentiel par l’officier de la publicité (numéro de la demande ou de la réquisition). Ces numéros permettent d’obtenir divers renseignements relatifs à la réception et au traitement d’une demande de service et, s’il y a lieu, des réquisitions d’inscription qu’elle contient. On peut ainsi consulter le sommaire de service pour connaitre l’état d’avancement du traitement d’une demande de service et de ses diverses composantes, le bordereau de présentation pour connaitre le contenu d’une demande de service, la date, l'heure et la minute de présentation de la demande ainsi que les numéros attribués par l’officier à la demande de service et à ses diverses composantes ou le mémorandum relatif à une demande de service ou à une réquisition d’inscription donnée pour connaitre, s’il en est, les motifs de refus ou messages d’anomalie relatifs à une demande de service ou à l’une de ses composantes.