Une fiche nominative est établie pour chaque constituant identifié dans la réquisition d'inscription. Elle contient toutes les inscriptions effectuées sur le registre sous le même nom. L'établissement de la fiche est fait à partir des éléments suivants :
s'il s'agit d'une personne physique :
ses nom et prénom;
sa date de naissance.
s'il s'agit d'une personne morale, d'une société en nom collectif ou en commandite, d'une association ou d’une fiducie :
son nom;
le code postal correspondant à l'établissement directement visé.
s'il s'agit de l'État :
le nom de l'autorité administrative;
le code postal correspondant au principal établissement de cette autorité.
Lorsqu'une personne physique agit dans le cadre d'une entreprise qu'elle exploite ou qu'une personne morale agit sous un nom autre que le sien et que sa désignation à la réquisition comprend aussi le nom de l'entreprise ou l'autre nom, une fiche nominative est également établie sous le nom de l'entreprise ou l'autre nom et sous le code postal relatif à l'adresse correspondant à ce nom.