L'officier de la publicité des droits est l'officier public chargé de la tenue du registre. Ses principales fonctions consistent en l'inscription des droits sur le registre des droits personnels et réels mobiliers, l'émission de copies et de relevés, la rectification des erreurs de son fait sur le registre et la conservation des documents déposés dans le bureau de la publicité.
Dans les cas prévus par la loi, il doit aussi notifier aux personnes qui ont requis l'inscription de leur adresse à cette fin, l'inscription de certains avis qui peuvent les concerner et mettre leur droit en péril. Il s'agit d'une nouvelle obligation imposée à l'officier de la publicité des droits et qui n'existait qu'en matière immobilière sous la loi ancienne. À cette fin, le registre des droits personnels et réels mobiliers est complété d'un fichier des adresses sur lequel l'officier de la publicité des droits inscrit les adresses aux fins de notification ainsi que les modifications qui y sont apportées.
L'officier s'assure de la recevabilité de la réquisition d'inscription et de sa conformité aux dispositions de la loi et des règlements. Lors de l'étude de la recevabilité de la réquisition, il s'assure que le droit dont le requérant demande l'inscription est du domaine du registre des droits personnels et réels mobiliers. À cet effet, le requérant est responsable de la qualification du droit à inscrire, laquelle doit reprendre les termes utilisés par la loi. L'officier de la publicité ne reçoit que la réquisition d'inscription. Aucune vérification avec l'acte constitutif n'étant possible, l'officier ne peut déceler une erreur dans la qualification du droit et c'est celle-ci telle qu'inscrite sur le registre qui est opposable aux tiers.
L'identité des parties dans une réquisition d'inscription étant, selon la loi, présumée exacte et leur capacité tenue pour vérifiée, le rôle de l'officier est modifié par rapport à celui que jouait le registrateur du bureau d'enregistrement. Ainsi, en matière de radiation, le requérant doit bien s'assurer de la capacité des parties puisque cette responsabilité lui revient entièrement. L'officier présume les parties capables dès qu'il y a concordance entre le nom du titulaire figurant au registre et celui indiqué dans la réquisition de radiation.
L'officier peut également effectuer certaines radiations d'office, c'est-à-dire sans qu'on lui présente une réquisition de radiation à cet effet. Il peut radier d'office notamment l'inscription périmée ou celle d'un droit accessoire lorsque le droit principal a été radié.
Si la réquisition d’inscription satisfait aux exigences de la loi et des règlements, l’officier procède à l’inscription sur le registre; si la réquisition est refusée, le requérant est avisé des motifs de refus.