Les fiches nominatives et descriptives comportent un intitulé qui indique notamment le nom du registre, la date, l'heure et la minute de la certification du registre et le nom du constituant ou le numéro d’identification du véhicule routier. Chacune des fiches nominatives ou descriptives est constituée d’une fiche synoptique et d’une ou plusieurs fiches détaillées.
4.1.3.1 La fiche synoptique
Chacune des fiches nominatives et descriptives est constituée d'une fiche synoptique qui relate la date, l'heure et la minute de présentation de chaque réquisition, le numéro d'inscription correspondant de même que la nature de chaque droit inscrit à l'égard d'un nom ou d'un bien.
La fiche synoptique énumère donc les inscriptions apparaissant sous un nom ou sous un bien et sa consultation permet d'obtenir une liste des inscriptions figurant au registre. Elle comporte un renvoi aux fiches détaillées.
4.1.3.2 La fiche détaillée
La fiche détaillée contient l'inscription du droit ayant donné lieu à son établissement ainsi que celles des droits qui s’y rattachent. Il s'agit d'une inscription détaillée qui reprend sensiblement le contenu de la réquisition d'inscription de droit; en matière de réduction, cependant, elle consiste en une mention beaucoup plus sommaire similaire à celle apposée en marge des documents sous la loi ancienne.
L'inscription de radiation portée sur une telle fiche a pour effet de faire disparaître à la consultation l'inscription radiée ou, s'il y a lieu, la fiche détaillée pertinente. Une épuration de concordance est faite sur la fiche synoptique concernée. Les inscriptions radiées de même que celles de radiation n'apparaissent donc pas à la consultation. Lorsque le requérant désire consulter une inscription radiée ou l'inscription d'une radiation, il peut le faire par téléphone (voir section 4.5.1) ou procéder par demande d'état : dans ce cas, il doit remplir la rubrique « Autre type de demande » du formulaire 03 « Demande de copie », y préciser le numéro et la nature de l'inscription et la faire parvenir à la Direction générale des registres et de la certification.
Généralement, l'inscription d'une réduction n'entraîne pas l'épuration du registre puisqu'elle consiste en une inscription qui modifie l'étendue d'une autre inscription. La consultation d'une fiche détaillée révèle donc les réductions effectuées. Toutefois, lorsque la réduction libère un bien individualisé qui a fait l'objet d'une fiche descriptive, elle entraîne la « diminution » de l'inscription portée sous le nom du constituant (fiche nominative) et la suppression de l'inscription portée sous le numéro d'identification du bien (fiche descriptive). Une épuration de concordance est également faite dans la fiche synoptique du bien.