L'inscription sur le registre des droits personnels et réels mobiliers résulte d'une réquisition écrite à cet effet et produite à la Direction générale des registres et de la certification.
La réquisition d'inscription a la forme d'un avis dans lequel sont relatés les éléments d'information qui permettent de circonscrire le droit et qui sont pertinents aux fins de publicité.
Exceptionnellement, la loi peut prévoir que la réquisition d'inscription ne prend pas la forme d'un avis mais plutôt celle d'un certificat ou d'un décret. Il en est ainsi pour l'inscription d'une réduction ou d'une radiation de l'inscription d'une hypothèque en faveur de l'État ou encore pour l'inscription de la radiation de certains avis et préavis lorsqu'il n'est pas procédé à la vente d'un bien hypothéqué ou saisi.
Lorsque la réquisition d'inscription prend la forme d'un avis, elle doit être faite à partir de l'un des formulaires produits par le bureau de la publicité des droits ou réalisés à l’aide de l’outil informatique fourni par ce bureau.
Dans tous les cas, la réquisition d'inscription est produite en un seul exemplaire. Elle doit être écrite en caractères dactylographiés, imprimés ou en lettres moulées. L’encre utilisée doit être de bonne qualité et les caractères doivent être lisibles sans rature ni surcharge.
La réquisition d'inscription désigne notamment les titulaires et constituants des droits, qualifie ces droits et s'il y a lieu, désigne les biens visés et mentionne tout autre fait pertinent aux fins de publicité. Le Règlement sur le registre des droits personnels et réels mobiliers précise le contenu des réquisitions d'inscription de droit et de radiation.
Lorsqu'il s'agit d'une réquisition d'inscription de droit, elle doit contenir les éléments suivants :
la désignation des personnes visées à la réquisition. Lorsqu'une personne est représentée par un tuteur, un mandataire désigné dans le mandat donné en prévision de son inaptitude, un liquidateur, un syndic à la faillite ou un séquestre, le nom et la qualité du représentant doivent être indiqués;
la description du bien, s'il y a lieu;
la qualification du droit dont l'inscription est requise, son étendue, ainsi que, s'il en est, la date extrême d'effet de l'inscription demandée;
l'événement ou la condition, s'il en est, dont dépend l'existence du droit;
le numéro d’inscription du droit visé ou, si le droit visé n’a pas été inscrit et fait l’objet d’une réquisition d’inscription présentée simultanément, le numéro de formulaire de cette réquisition, s’il y a lieu;
s'il en est, la référence au document constitutif de droit laquelle énonce :
la date et le lieu de signature du document, s'il en est;
si ce document est notarié : le nom du notaire et le numéro de la minute ou la mention qu'il s'agit d'un acte en brevet;
si ce document est judiciaire : le tribunal dont il émane, le district judiciaire, le numéro du dossier judiciaire;
si ce document est sous seing privé : le nom des témoins qui l'ont attesté, lorsque cette attestation est prescrite par la loi.
Lorsqu'il s'agit d'une réquisition d'inscription de réduction ou de radiation, elle doit contenir les éléments suivants :
l'indication du droit que vise la réquisition et le numéro d'inscription de ce droit;
si la réduction ou la radiation est volontaire : la désignation de la personne qui y consent et, lorsqu'il y a représentation, le nom et la qualité du représentant, de même que la nature de la pièce justificative en vertu de laquelle le représentant agit, ainsi que l'indication du nom du constituant;
si la réduction ou la radiation est judiciaire : le nom des personnes visées à l'acte;
si la réduction ou la radiation est légale : l'indication du texte de loi sur lequel se fonde le requérant, toute mention ou déclaration prescrite par la loi, ainsi que l'indication, s'il y a lieu, du nom des personnes que vise l'inscription;
s'il s'agit de la réduction du montant indiqué dans l'inscription : la somme pour laquelle la réduction est requise ou ordonnée;
s'il s'agit de la réduction de l'assiette du droit : la description du bien visé;
s'il en est, la référence au document qui autorise la réduction ou la radiation laquelle énonce :
la date et le lieu de signature du document, s'il en est;
si ce document est notarié : le nom du notaire et le numéro de la minute ou la mention qu'il s'agit d'un acte en brevet;
si ce document est judiciaire : le tribunal dont il émane, le district judiciaire, le numéro du dossier judiciaire et, dans le cas d'un jugement, le dispositif du jugement;
si ce document est sous seing privé : le nom des témoins qui l'ont attesté, lorsque cette attestation est prescrite par la loi.
Lorsque la réquisition est faite à partir d'un formulaire, le requérant s'assure du contenu de la réquisition en consultant la fiche explicative établie pour le droit qu'il veut inscrire (voir section 4).
Pour certains droits déterminés, la loi prescrit que des documents doivent accompagner la réquisition : c'est le cas, par exemple, de l'avis de changement de nom d'une partie dans un droit publié qui doit être présenté avec le document qui constate le changement. Les documents qui doivent accompagner une réquisition d'inscription doivent être en français ou, s’ils sont rédigés dans une autre langue, être accompagnés d’une traduction vidimée (certifiée conforme par un traducteur agréé de l’ordre des traducteurs du Québec). Pour un changement de non, les documents doivent être des originaux ou des copies certifies conformes par une personne autorisée. Pour les autres natures de droit pour lesquelles une pièce est requise, une copie des pièces est suffisante.
De façon générale, seul l'avis est présenté, sans l'acte constitutif du droit s'il en est et l'inscription est faite sur le fondement de cet avis.